IT: Outlook hilft beim Schutz von Mitarbeitern vor Stress im Urlaub. Sinnvoll?

Donnerstag, 15. Oktober 2026

Schreibt man Menschen an, die in Outlook eine Out-of-Office-Meldung geschaltet haben, erscheint bei vielen Outlook-Usern neuerdings diese Zeile im Bildchen, die hier oberhalb des Send-Buttons zu sehen ist.

Die Standardeinstellung ist somit, dass der Exchange-Server die Mail erst dann in das Postfach des Angeschriebenen legt, wenn er wieder im Dienst ist.

Wir sprechen hier ausschließlich über dienstliche Mails.

Die Absicht dahinter sehe ich wohl. Die Leute sollen in Ruhe ihren Urlaub verbringen dürfen.

Auch wenn man seinen Laptop zu Hause lässt, so wie ich das neuerdings tue, ist man mit dem iPhone doch jederzeit mittendrin statt nur dabei. Die dienstlichen Mails kommen in die Outlook-App des iPhones und vermischen sich dort mit den privaten Mails. Man kann fast nicht anders, als auch die dienstlichen Mails wenigstens zu überfliegen.

Die Funktion des verzögerten Zustellens soll dafür sorgen, dass die arbeitenden Kollegen den urlaubenden Kollegen möglichst vor sich selbst schützen.

Und jetzt kommt die Gretchenfrage. Was beruhigt mich in meinem dreiwöchigen Urlaub mehr?

• Option 1: Ich checke die Mails während meines Urlaubs, greife hier und da sporadisch ein, verlebe aber einen eigentlich ruhigen Urlaub, weil ich weiß, dass in der Firma nichts anbrennt. Der Preis dafür ist, niemals ganz und gar abzuschalten.
• Option 2: Alle eigentlich während meines Urlaubs anfallenden Mails poppen nach dem Urlaub pünktlich am ersten Arbeitstag um 0800 auf und schocken mich derart, dass der Urlaubseffekt binnen Sekunden verflogen ist. Einen ruhigen dreiwöchigen Urlaub bezahle ich mit der Ungewissheit, was mich am ersten Arbeitstag erwartet.

Ich bin für Option 1. Die Unruhe vor dem ersten Arbeitstag würde mich wahnsinnig machen und sorgt im Urlaub für wesentlich mehr mentalen Stress als das gelegentliche Checken der Mails.

Deshalb nutze ich umgekehrt auch die Option der verzögerten Zustellung selbst nicht. Ich klicke „dismiss“ an, was dafür sorgt, dass die Mail direkt, gnadenlos und sofort zugestellt wird.

Ist das unmenschlich, unkollegial oder ignorant? Meines Erachtens nicht. Zumindest das Business, in dem ich mich bewege, verlangt manchmal nach schnellem Eingreifen. Die Entscheidung zu reagieren muss man schon dem Angeschriebenen überlassen.

Aber: Ich würde niemals jemanden im Urlaub unter Druck setzen. Floskeln wie „bitte dringend zurückrufen“ oder „melde dich doch mal schnell, es dauert nur eine Minute“ sind tabu.

Mails auf „High Importance“ zu setzen, verbietet sich ebenfalls von selbst, denn das führt zu dem gehassten (roten) Ausrufezeichen beim Empfänger. Und was ich selbst nicht mag, mute ich auch niemandem anderen zu.

Merke: Das Wort ‚dringend‘ ist verpönt, das Ausrufezeichen verboten. Auch der Begriff ‚leider‘ ist negativ besetzt, weil da immer ein Vorwurf mitschwingt. Weg damit.

Die freundliche Formulierung lautet daher: Bitte gelegentlich (nach deinem Urlaub) melden. Das absolute Maximum ist: Bitte zeitnah (nach deinem Urlaub) melden.

Wer sich dann trotzdem aus dem Urlaub heraus meldet, hat das dann ganz zwanglos für sich selbst entschieden.

Warum kommt es zu dem Effekt, dass man während des Urlaubes den Eindruck hat, dass man genausoviele Mails bekommt, wie wenn man ‚im Dienst‘ ist? Ich schätze, dass es kaum noch Firmen gibt, die Personal im Überfluss haben. Deshalb funktioniert auch die Vertretungsregelung nicht. Niemand, der sich selbst schon stark ausgelastet fühlt, kann jemanden drei Wochen vertreten, denn das würde rein rechnerisch bedeuten, dass der Vertreter drei Wochen lang für zwei Menschen arbeiten muss, also 80 statt 40 Stunden. Bei zwei Vertretern wären es immer noch 60 Stunden je Vertreter. Das geht natürlich nicht. Es werden deshalb in vielen Firmen unterschwellig zwei Dinge erwartet:

• Abarbeiten aller Aufgaben, bevor man in den Urlaub geht, und dies auf „Teufel, komm raus“.
• Aufholen des eigenen Urlaubes nach Wiederkehr

Das Fazit ist, dass keine technische Lösung die Vermüllung des eigenen Postfaches stoppen kann.

Helfen würde ein cc-Verbot. Bei der Recherche zu diesem Blog habe ich keine Firma gefunden, die sich ernstlich mit dem cc-Wahnsinn beschäftigt und eine Lösung gefunden hätte.

Stattdessen wird über die cc-Funktionalität fröhlich jedes Problem sozialisiert, also in die Allgemeinheit verschoben.

Das Schrägste, was man machen kann, ist es, standardmäßig den eigenen oder den Vorgesetzten des Angeschriebenen auf cc zu setzen.

Mailige Grüße von einem Outlook-Exchange-Sklaven, der seit 2008 glatte 382.740 Mails bekommen/gelesen/geschrieben/gelöscht hat.

Next stop: Halbe Mio.